Cara Mewawancarai Kandidat: Panduan Interview Terstruktur

Banyak keputusan rekrutmen diambil dari kesan: "orangnya enak diajak ngobrol" atau "kok kurang meyakinkan, ya". Masalahnya, kesan sangat dipengaruhi hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, seperti kesamaan latar belakang, cara berbicara, atau suasana hati pewawancara hari itu.

Interview terstruktur adalah cara sederhana untuk mengurangi masalah itu: setiap kandidat untuk posisi yang sama mendapat pertanyaan yang sama dan dinilai dengan ukuran yang sama. Hasilnya lebih adil bagi kandidat dan lebih mudah dibandingkan bagi tim.

Langkah 1: Tentukan 4–6 kompetensi yang dicari

Mulai dari lowongan. Apa saja kemampuan yang paling menentukan keberhasilan di posisi ini? Contoh untuk posisi Customer Success: komunikasi tertulis, empati terhadap pelanggan, pemecahan masalah, ketelitian, dan kemampuan memprioritaskan.

Setiap pertanyaan interview nantinya harus terhubung ke salah satu kompetensi ini. Pertanyaan yang tidak menilai apa pun sebaiknya dibuang.

Langkah 2: Susun pertanyaan yang sama untuk semua kandidat

Ada dua jenis pertanyaan yang paling berguna:

• Pertanyaan perilaku (tentang pengalaman nyata): "Ceritakan saat kamu menghadapi pelanggan yang sangat kecewa. Apa yang kamu lakukan, dan bagaimana hasilnya?"
• Pertanyaan situasional (tentang situasi yang mungkin terjadi): "Kalau ada tiga keluhan mendesak masuk bersamaan, bagaimana kamu memutuskan mana yang ditangani lebih dulu?"

Siapkan juga pertanyaan lanjutan seperti "Apa yang kamu lakukan secara pribadi?" atau "Kalau bisa mengulang, apa yang akan kamu ubah?" untuk menggali lebih dalam.

Langkah 3: Buat rubrik penilaian

Untuk setiap kompetensi, tuliskan seperti apa jawaban yang lemah, cukup, dan kuat, sebelum interview dimulai. Contoh untuk kompetensi pemecahan masalah:

Langkah 4: Catat, nilai sendiri, baru berdiskusi

• Catat poin-poin jawaban selama interview, bukan kesan.
• Isi skor segera setelah interview selesai, selagi masih ingat.
• Kalau ada beberapa pewawancara, masing-masing menilai sendiri-sendiri dulu sebelum berdiskusi. Ini mencegah pendapat orang yang paling senior atau paling vokal memengaruhi yang lain.

Coba langsung dengan lembar penilaian ini. Ganti nama kompetensinya sesuai lowonganmu:

Tugas kerja: realistis dan menghargai waktu kandidat

Tugas singkat yang mirip pekerjaan sebenarnya sering lebih informatif daripada pertanyaan. Beberapa prinsipnya:

• Batasi waktunya, misalnya maksimal dua jam, dan sebutkan batas itu dengan jelas.
• Berikan hanya kepada kandidat yang sudah lolos tahap awal, bukan kepada semua pelamar.
• Kalau tugasnya besar atau hasilnya bisa langsung dipakai perusahaan, pertimbangkan untuk membayarnya.
• Beri masukan singkat atas hasilnya, apa pun keputusannya.

Pertanyaan yang sebaiknya dihindari

Hindari pertanyaan yang tidak berhubungan dengan kemampuan kerja dan bisa membuka ruang diskriminasi, misalnya soal status pernikahan, rencana punya anak, agama, suku, atau kondisi kesehatan yang tidak relevan dengan pekerjaan. Kalau ada kebutuhan yang sah, seperti kesediaan bekerja pada jam tertentu atau bepergian ke luar kota, tanyakan kebutuhan itu secara langsung kepada semua kandidat.

Sisakan waktu untuk kandidat

Interview berjalan dua arah. Sisakan 10–15 menit di akhir untuk pertanyaan kandidat, lalu jelaskan tahap berikutnya dan kapan mereka akan mendapat kabar. Kandidat yang merasa dihargai cenderung menerima tawaran dan bercerita baik tentang perusahaanmu, bahkan kalau akhirnya tidak terpilih.

Ringkasan

• 4–6 kompetensi yang ditentukan dari lowongan.
• Pertanyaan yang sama untuk semua kandidat, terhubung ke kompetensi.
• Rubrik skor yang ditulis sebelum interview.
• Penilaian sendiri-sendiri sebelum diskusi panel.
• Tugas kerja yang dibatasi waktunya dan menghargai kandidat.
• Kabar yang jelas setelah interview.